Автоматизация управления проектами в едином информационном пространстве. Интервью с Алексеем Котловым

Автоматизация управления проектами в едином информационном пространстве. Интервью с Алексеем Котловым 01.04.2020

В 2019 году проект АО «ОКБМ Африкантов» «Автоматизация полного жизненного цикла управления проектами в едином информационном пространстве» стал победителем третьего международного конкурса корпоративной автоматизации на платформе «1С: Предприятие 8» в номинации «Лучший проект в предметной области: управление проектами и портфелями проектов (EPM, PMO)». Сегодня система введена в промышленную эксплуатацию и может тиражироваться на других предприятиях отрасли. Один из инициаторов и организаторов проектных работ, заместитель начальника отдела развития системы контроллинга ОКБМ Алексей Котлов рассказал о проекте.

- Что послужило причиной реализации проекта?

- АО «ОКБМ Африкантов» – крупный научно-производственный центр атомного машиностроения. Предприятие имеет развитую инфраструктуру с полным производственно-технологическим циклом: от проектирования, изготовления и испытания до комплектной поставки заказчику и обеспечения сервисного сопровождения в течение всего периода эксплуатации реакторных установок. ОКБМ применяет проектное управление в качестве одного из основных подходов к управлению собственной деятельностью. В качестве стандарта управления проектами в организации выбран национальный стандарт НТК, разработанный СОВНЕТ на основании международного стандарта ICB IPMA. При этом существовал ряд проблем. Главная из них - разрозненность информационных систем, зачастую имеющих характер локальных АРМ.

Раньше для работы с конкретными данными предназначались отдельные программы. АРМ ВИП (ведущего инженера проекта) использовалась для планов-графиков, существовали АРМы для учета трудозатрат, бухгалтерские АРМы и другие. Данные из локальных программ сначала загружались на сервер, затем после обработки использовались в дальнейшей работе. В итоге много времени затрачивалось на обработку и объединение полученной информации, кроме того возникала проблема взаимодействия между пользователями.

Несвоевременный ввод или потеря данных, различные ошибки при передаче информации из одного локального компьютера на другой, необходимость двойного ввода, дополнительная предварительная ручная обработка информации как на стадии формирования данных в информационных системах, так и на стадии получения отчетности – все это приводило к значительному увеличению времени протекания процесса и большой вероятности появления некорректных данных. Что в свою очередь влияло на эффективность принятия решения по тому или иному проекту. Кроме того, существовала высокая трудоемкость сопровождения и недостаточная скорость выполнения доработок информационных систем, несоответствие систем современным технологиям обработки больших объемов информации.

- Какие задачи стояли перед разработчиками?

- Цель проекта – реорганизация информационной системы управления проектной деятельностью для обеспечения выполнения обязательств в установленные сроки, с установленным качеством продукции и в рамках утвержденного бюджета. Необходимо было создать единое информационное пространство с учетом всех используемых подсистем системы управления предприятием, осуществить интеграционный обмен между ними (в том числе с корпоративными информационными системами), обеспечить унифицированные подходы работы пользователей в системе в соответствии с утвержденной методикой, повысить достоверность и оперативность предоставления регламентированной и управленческой отчетности руководству предприятия, обеспечить возможность оперативной доработки информационной системы в соответствии с изменениями требований к внутренним бизнес-процессам предприятия и другими внешними факторами, снизить трудоемкость пользователей информационных систем.

- Кто занимался разработкой проекта?

- В реализацию проекта было вовлечено все предприятие. Специалисты отдела развития системы контроллинга непосредственно разрабатывали систему, внедряли ее и обучали пользователей. Также это подразделение сейчас отвечает за доработку системы и дальнейшее ее сопровождение. Над методологией работали сотрудники отдела методологии и планово-договорного отдела, а также все проектные офисы – подразделения, которые занимаются проектной деятельностью.

- Расскажите о процессе реализации. Чего удалось достичь?

- Работа над созданием и внедрением новой системы шла в течение двух лет. Проект стартовал в декабре 2016 года. Около года заняло описание бизнес-процессов. Оно проходило совместно с подразделениями-потенциальными пользователями системы. После описания появилось понимание, какие процессы необходимо автоматизировать. Уже в ходе эксплуатации системы мы продолжали прорабатывать и прорисовывать механизм, который нужен для работы.

Когда на предприятии была внедрена единая система управления предприятием на базе 1С, появилась возможность автоматизировать все учетные процессы. Мы решали стоящую перед нами задачу в комплексе – предоставление единого информационного пространства для управления проектами как одной из ключевых составляющих управления предприятием. Для автоматизации жизненного цикла управления проектом в качестве платформы было выбрано функционирующее на предприятии решение – «1С: Управление производственным предприятием» с добавлением конфигурации «1С: Управление проектным офисом». За основу взяли стандартный функционал, для целей предприятия информационная система дорабатывалась собственными силами. Конфигурация программы претерпела сильные изменения, и сейчас это, по сути, новый готовый продукт.

Автоматизация на базе «1С: Управление производственным предприятием» позволила организации использовать накопленную нормативно-справочную информацию (сотрудники, номенклатура, договоры и прочее), данные бухгалтерского учета, а также впоследствии формировать данные для других модулей системы (бюджетирование, закупки, финансовые и бухгалтерские подсистемы).

В результате внедрения «1С: Управление проектным офисом» была создана единая информационная система, отвечающая требованиям бизнес-процессов и корпоративных стандартов по управлению проектной деятельностью. Новая программа позволяет в электронном виде формировать плановую управленческую и бухгалтерскую себестоимость, графики поставок и платежей по проекту, создавать единый сетевой план-график работ, осуществлять мониторинг и контролировать ход исполнения работ, учитывать затраты по проекту с возможностью гибкой настройки аналитики в разрезе статей затрат и подразделений, формировать любой вид отчетности, в том числе с использованием АРМ руководителя (веб-интерфейс к данным информационных систем), организовать оперативный доступ руководителей любого уровня и участников проектов к информации по проекту (с разграничением полномочий) и другое. Все это позволило оперативно представлять информацию руководству предприятия для принятия управленческих решений, повысить прозрачность хода работ и эффективность работы проектных команд, а также снизить время протекания большинства процессов.

В ходе проекта были внедрены продукты 1С – «1С:Управление проектной организацией»: бюджетирование, управление проектами, управление финансами, управленческая отчетность, стратегическое планирование, «1С:Управление проектным офисом», «1С:ERP+PM Управление проектной организацией».

Был обеспечен не только плавный переход от использования старого программного обеспечения, но и проведен реинжиниринг бизнес-процессов по управлению проектной деятельностью. Особо важным был вопрос оперативного и безошибочного переноса исторических данных, который удалось успешно решить в результате скоординированной работы команды внедрения, заказчиков и пользователей. С технической точки зрения, оптимизация работы информационной системы позволила обеспечить возможность одновременной работы пользователей, а также настроить эффективное оперативное взаимодействие информационной системы управления проектами на базе «1С: Управление проектной организацией» с другими информационными системами предприятия.

Несмотря на то, что основная работа по внедрению проекта завершилась в декабре 2018 года, система до сих пор дорабатывается. Это живой организм, который каждую неделю меняется. Это связано с новыми требованиями госкорпорации или дивизиона, а также потребностями, вызванными внешними или внутренними факторами.

- Кто является основным пользователем новой системы?

В системе работает более тысячи человек: руководители предприятия, руководители и менеджеры проектов, проектные команды, участники проектов. Она охватила всех. Все живут в едином информационном пространстве. Поскольку предприятие занимается проектной деятельностью, пользователями системы являются не только специалисты группы по управлению проектами, но и конструкторы, а также технологи. Более того, мы создали систему не просто по управлению проектами, а в комплексе с системой управления предприятием, поэтому в ней также активно работает весь финансово-экономический блок организации.


Возврат к списку

Важное